Тамара Савинова, руководитель направления отдела систем управления эффективностью IBS, рассказывает о том, как справиться с необходимостью быстро адаптировать продукты, отчетность и модели планирования в банках под меняющиеся условия внешней среды.
Экономическая ситуация и специфика российского рынка диктуют банкам новые требования к скорости и гибкости финансового и бизнес-планирования. Попробуем разобрать способы и методы решения конкретных задач на основе опыта реализации проекта для банка, входящего в топ-3 банков страны по объему активов.
Ежегодный процесс бюджетирования во многих финансовых организациях представляет собой одну большую головную боль. Данные подразделений сводятся практически вручную посредством операций в формате Excel, что влечет за собой как повышенную трудоемкость, так и ошибки вследствие воздействия «человеческого фактора». Не был исключением и наш клиент. Для банка, который является одним из лидеров национального финансового рынка, такая ситуация в какой-то момент стала неприемлемой, поскольку не обеспечивала потребности бизнеса в качестве и оперативности планирования.
На помощь пришел программный продукт «Планета.Бюджетирование», призванный централизовать бюджетный процесс, сохранить работоспособность подразделений в решении их задач и, вместе с тем, консолидировать и обработать данные этих подразделений в интересах банка в целом.
На рынке представлено достаточное число ИТ-разработок, направленных на цифровизацию бюджетирования. Почему в этом случае выбор пал на «Планету. Бюджетирование»? Потому что, в отличие от универсальных программных продуктов, в которые заложена базовая логика и которые решают общие для многих компаний задачи, с этим продуктом у конкретного бизнеса появляется больше возможностей для индивидуализации, для доработки под себя. Остановимся на этих возможностях подробнее.
Программные продукты класса Corporate Performance Management (CPM) предназначены для планирования и бюджетирования крупного бизнеса. Они охватывают несколько уровней организации, поднимаясь от уровня подразделения до уровня компании и уровня головной структуры холдинга.
Проблематика финансового контура таких организаций носит системный характер и, как правило, включает в себя:
CPM-системы различных ИТ-поставщиков справляются с этими задачами каждая со своими особенностями, заложенными в них в силу «генетики» продукта. В универсальных решениях не требуется предварительная обширная настройка, системой можно начать пользоваться в достаточно короткие сроки. Однако в этом случае бизнес подстраивается под логику программного обеспечения, однако если в ПО чего-то не хватает, то требуются работы по доработке и настройке, а значит, дополнительные ресурсы.
В решениях специализированных, к которым относится «Планета.Бюджетирование», нет такой исходной логики, ее требуется прорабатывать от и до. Это платформа, в основу которой заложены индустриальные шаблоны для ускорения проекта внедрения, однако благодаря конструктору автоматизации методологии все бюджетные методики и процессы с нуля выстраиваются на пользовательском уровне. Это означает, что объекты и процессы, которыми в дальнейшем будут пользоваться сотрудники компании-клиента, создаются подобно индивидуальному пошиву костюма на заказ для VIP-клиента. Такая персонализация позволяет лучше учитывать интересы бизнеса, адаптировать программный продукт под его специфику.
В текущих достаточно сложных и переменчивых экономических реалиях решение задач бюджетирования требует обеспечения:
Принципы выстраивания этих процессов в совокупности как единого взаимосвязанного комплекса и заложены в основу системы бюджетирования, создаваемой на основе продукта «Планета.Бюджетирование».
Концепция платформы «Планета.Бюджетирование» основана в первую очередь на понимании и регламентации задач бизнес-пользователей.
Для финансового директора к таковым относятся контроль за расходами, планирование потребности в оборотном капитале, финансовое планирование, анализ устойчивости и ликвидности, анализ экономической эффективности, анализ капитальных вложений.
Руководителям бизнес-единиц и операционным менеджерам важна функциональность годового бизнес-планирования, контроля за исполнением, прогнозирования, анализа эффективности и поиска узких мест и решений проблем.
Бюджетный комитет нацелен на формирование и согласование планов на уровне подразделений, а также на мониторинг выполнения бюджета, внесение корректировок и прогнозирование расходов и доходов.
Аналитики и методологи по управленческому учету и эффективности занимаются сбором, обработкой и анализом данных для подготовки бюджетов и планов, разработкой и мониторингом ключевых показателей эффективности.
Исходя из стандартизации бизнес-задач, заложенной в основу платформы, «Планета.Бюджетирование» содержит следующие функциональные блоки:
Проект был направлен на создание в банке современной автоматизированной системы финансового планирования для Центра проектного финансирования и направления государственно-частного партнерства.
В ходе взаимодействия с клиентом были определены цели автоматизации финансового-планирования с детализацией до уровня сделок, создания единого источника данных для финансовых планов, внедрения инструментов контроля и валидации на всех этапах, интеграции с другими системами банка.
Ключевыми задачами проектной команды стали разработка модели данных для финансового планирования, настройка ролевой модели и процессов согласования, загрузка исторических данных из Excel.
Первый этап работ включил в себя анализ и проектирование. Консультанты определили требования и интеграционные точки, разработали архитектуру системы. На этапе разработки шла настройка модулей, загрузка данных (факт и план), проводились онлайн-расчеты и валидация, готовились дашборды для управленческой отчетности. На этапе внедрения было проведено обучение пользователей и состоялся собственно запуск «пилотного» процесса планирования, в ходе которого оценивалась корректность работы системы.
Важным моментом стал вопрос дизайна интерфейса. Были учтены пожелания банка, а гибкость настроек позволила решить этот вопрос с тем, чтобы программный продукт встроился в корпоративный ИТ-ландшафт и оказался визуально достаточно привычным и комфортным, не вызвал отторжения у пользователей.
Система бюджетирования интегрирована с пятью другими системами банка. После запуска в полноценную эксплуатацию в ней обрабатывается 600 тысяч записей в год.
Реализация проекта принесла банку существенные выгоды. Прежде всего, планирование и бюджетирование стали сферой полноценного цифрового управления бизнесом. Банк перешел от рискованных и трудоемких ручных работ к прозрачному и автоматизированному финансовому процессу полного цикла с высокой точностью информации.
Интеграция с источниками данных организована в режиме реального времени. Если закрытие крупного контракта, который, условно говоря, даст 20% выручки, произойдет в момент бюджетирования на следующий год, это будет моментально отражено в процессе планирования и согласования. Такой подход влечет за собой совершенно иной уровень оперативности и качества принимаемых управленческих решений.
Достигнута масштабируемость финансовой информации с любым уровнем детализации вплоть до сделок. Система гарантирует прослеживаемость цифр от исходных до финальных, и теперь не требуется, как случалось прежде, принимать корректирующие решения перед подписанием финплана на верхнем уровне — все данные достоверны и однозначны. Онлайн-расчеты, процессы взаимодействия и ролевая модель позволяют последовательно и четко вести планирование и согласование на различных уровнях. Итоговые результаты отображаются посредством удобных отчетов в дашбордах топ-менеджеров.
Все это сделано с помощью отечественного продукта, обеспечивающего технологический суверенитет, совместимость с российскими операционными системами, соответствие требованиям безопасности и требованиям по предоставлению отчетности для государственных органов, надежную поддержку независимо от изменения условий внешней среды, в которых функционирует банк.