С учетом существующих и планируемых к утверждению требований ФНС России можно выделить пять основных факторов и связанных с ними сложностей, которые могут возникнуть, когда компания готовится к вступлению в налоговый мониторинг:
Рассмотрим каждый подробнее.
Перед внедрением налогового мониторинга прежде всего надо диагностировать уровень автоматизации учета, обеспечить возможность формирования и хранения документов расшифровок, определить количество точек интеграции. Важно понять, какие информационные системы будут источником данных для налогового мониторинга, чтобы можно было легко сводить все потоки и получать нужные сведения.
Самый распространенный пример: HR-функция в одной системе, основная учетная функция – в другой. Могут также использоваться различные производственные системы.
Когда есть понимание всего объема информации, требуемого для подготовки отчетности, и известны источники сведений, можно добиться формирования отчетности в автоматическом режиме. Оценка уровня автоматизации позволяет продумать, каким образом и в каком объеме учетные системы будут дорабатываться, а также определить исполнителя работ.
Если есть ручные операции, то, подготавливая формы отчетности, нужно предусмотреть шаблоны с данными, которые заводятся в систему вручную.
Если нет электронного хранилища информации (далее также – ЭХД), рекомендуется внедрить его. В противном случае обеспечить требуемый уровень расшифровки до первичных данных будет невозможно. Внедрение – отдельный и достаточно большой процесс, но у такого хранилища много преимуществ. В частности, можно обеспечить сквозную расшифровку отчетных данных – от декларации до первичного учетного документа.
Если ЭХД уже существует, надо провести аудит документов, обеспечить корректные связи между сканобразами документов с транзакционными данными, проверить перечень реквизитов документов, которые содержатся в хранилище. При необходимости – внести корректировки в реквизиты документов в хранилище, расширить аналитикой и реквизитами, чтобы обеспечить доступ к первичным расшифровывающим документам в автоматическом режиме. Производить аудит и корректировку документации в ЭХД нужно с учетом требований, предъявляемых АИС «Налог-3».
Следует своевременно учесть требования, предъявляемые службой безопасности компании, к использованию VPN, протоколов, сертификатов, токенов и т. д. Стоит предусмотреть возможность удаленного подключения сотрудников ФНС России к витрине данных, обеспечить механизм доступа для просмотра документов в ЭХД.
Отдельно надо продумать разграничение доступа на уровне витрины данных к информации, содержащей коммерческую тайну и персональные данные. Целесообразно сразу определить потоки данных, содержащих указанные сведения, и на уровне ролевой модели разделить доступ к ним.
Компании вступают в налоговый мониторинг с разными уровнями развития СВК. Соответственно, стоит провести диагностику. Кроме того, важно понимать, как планируется развивать собственную систему внутреннего контроля в целом, учесть требования налогового мониторинга. Гармонизировав подходы, можно сделать систему внутреннего контроля для целей налогового мониторинга неотъемлемой частью СВК по компании в целом.
Другой важный вопрос – подготовка отчетности. Один из отчетов – результаты выполнения контрольных процедур – содержит информацию о количестве выполненных процедур и их результатах. Контрольные процедуры могут осуществляться внутри витрины, в учетных системах или даже вручную. Стоит продумать, каким образом информация будет сводиться воедино и заноситься в отчет: автоматически при помощи интеграции, вручную с использованием шаблона загрузки данных или смешанным способом.
Следующий шаг – выявить дополнительные возможности по автоматизации контрольных процедур и наметить планы их реализации. Именно автоматические процедуры позволяют избежать ошибок и значительно повысить эффективность СВК- и бизнес-процессов компании.
Важно определить все точки интеграции витрины данных для налогового мониторинга с учетными и производственными системами, учесть взаимодействие с ЭХД.
Один из важных моментов – предусмотреть возможность интеграции витрины данных для налогового мониторинга с АИС «Налог-3». Для основных витрин разработаны отдельные интеграционные сервисы, позволяющие организовать взаимодействие АИС «Налог-3» по необходимым сценариям взаимодействия.
Лучше выбрать решение (витрину данных), которое легко интегрируется с учетной и прочими системами и позволяет осуществлять автоматическое взаимодействие с АИС «Налог-3». Если сейчас мы передаем XML-форму налоговой отчетности через телекоммуникационные каналы связи, то в скором времени документация будет передаваться в автоматическом режиме в АИС «Налог-3». Соответственно, если выбранное решение сразу формирует машиночитаемый формат и поддерживает сценарии взаимодействия, то дальнейшее расширение не вызывает дополнительных сложностей.
Что еще стоит учитывать
Информационное взаимодействие с налоговым органом – еще один важный аспект. Компания должна сразу при вступлении в режим налогового мониторинга отразить в регламенте информационного взаимодействия порядок такого взаимодействия с ФНС России. Важно договориться, какими сведениями, в каком объеме, где и как обмениваться.
Стоит организовать линии технической и консультационной поддержки для налогового органа. Если возникают технические сложности, команда поддержки должна их оперативно устранить. Если трудности с методологической частью – своевременно получить требуемые пояснения со стороны учетной функции.
Обеспечение необходимого информационного взаимодействия повышает доверие к системе и облегчает задачу сотрудникам налогового органа.
Витрина налогового мониторинга – это прозрачная система с максимальным уровнем автоматизации и высоким уровнем достоверности данных.
Готовясь к переходу на этот режим, надо оценить уровень автоматизации в компании бухгалтерского и налогового учета, системы внутреннего контроля, развитие электронного документооборота, решить вопросы с предоставлением доступа к системе и электронному хранилищу данных, обратить внимание на возможность интеграции с АИС «Налог-3».
Если учесть все перечисленные факторы, это поможет успешно и с наименьшими затратами внедрить налоговый мониторинг, получить устойчивое решение, которое легко расширяется дополнительной функциональностью при изменении законодательства и объема информации, которой компании обмениваются с налоговым органом.